Komunikasi Bisnis

Pengertian Komunikasi Bisnis

            Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.

Komunikasi bisnis melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

Proses Komunikasi 

Menurut bovee dan thill dalam buku business communication today, 6e, proses komunikasi terdiri atas enam tahap yaitu:

1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan

2. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan

3. Pengirim menyampaikan pesan

4. Penerima menerima pesan

5. Penerima menafsirkan pesan

6. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim

Tahap pertama: pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan

Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, pengirim pesan harus menyiapkan ide atau gagasan apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain, ide dapat diperoleh dari berbagai sumber ide-ide yang ada dalam benak kita disaring dan disusun kedalam suatu memori yang aada dalam jaringan otak, yang merupakan gambaran dari persepsi kita terhadap kenyataan. Seorang komunikator yang baik harus dapat menyaring hal-hal yang tidak penting atau tidak relevan dan memusatkan pada hal-hal yang penting. Dalam dunia komunikasi proses tersebut dikenal sebagai abstraksi.

Tahap kedua: pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan

Dalam suatu komunikasi, tidak semua ide dapat diterima dengan sempurna. Proses komunikasi dimulai dengan adanya ide dalam pikiran, diubah kedalam bentuk pesan-pesan dalam bentuk kata-kata, ekspresi wajah dan sejenisnya untuk kemudian disampaikan kepada orang lain. Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna, pengirim pesan harus memperhatikan beberapa hal, yaitu subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud, audiens, gaya personal, latar belakang budaya. 

Tahap ketiga: pengirim menyampaikan pesan

            Setelah mengubah ide-ide kedalam suatu pesan, tahap selanjutnya memindahkan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada penerima. Saluran komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan terkadang relative pendek, tetapi ada juga yang cukup panjang. Panjang pendeknya saluran komunikasi yang digunakan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian pesan. Bila menyampaikan pesan-pesan yang panjang dan kompleks secara lisan, pesan-pesantersebut bisa jadi terdistorsi atau bahkan bertentangan dengan pesan-pesan aslinya. Disamping itu, dalam menyampaikan suatu pesan, berbagai media komunikasi media tulisan maupun lisan dapat digunakan. Oleh karena itu, perlu diperhatikan jenis atau sifat pesan yang akan disampaikan.

Tahap keempat: Penerima menerima pesan

Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim (komunikator) mengirimkan suatu pesan dan penerima (komunikan) menerima pesan tersebut. Jika seseorang mengirim sepucuk surat telah membaca dan memahami isinya. Jika seseorang menyampaikan pidato dihadapan umum, para pendengar sebagai audiens harus dapat mendengar apa yang dikatakan dan memahami pesan yang disampaikan.

Tahap kelima: Penerima menafsirkan pesan

Setelah penerima pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat menafsirkan pesan. Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah dimengerti dan tersimpan didalam benak pikiran si penerima pesan. Selanjutnya, suatu pesan baru dapat ditafsirkan secara benar bila penerima pesan telah memahami isi pesan bagaimana yang dimaksud oleh pengirim pesan.

Tahap keenam: Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim

Umpan balik (feedback) adalah penghubung ahir dalam suatu mata rantai komunikasi. Umpan balik merupakan tanggapan penerima pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan. Setelah menerima pesan, komunikasi akan memberi tanggapan dengan cara tertentu dan memberi sinyal terhadap pengirim pesan, disamping itu umpan balik akan dapat menunjukan adanya factor-faktor penghambat komunikasi misalnya perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran kata-kata dan perbedaan reaksi secara emosional.

Komunikasi yang efektif

Untuk melakukan komunikasi yang efektif dilakukan beberapa persyaratan antara lain:

a.      Persepsi

Dalam hal ini, komunikator harus dapat memprediksi lewat berbagai persepsi terkait apakah pesan yang disampaikan dapat dipahami serta diterima oleh komunikan

b.      Ketepatan

Secara umum, audiens mempunyai suatu kerangka berpikir yang jelas. Agar komunikasi yang dilakukan mencapai sasaran, seseorang perlu mengekspresikan sesuatu sesuai dengan apa yang ada dalam kerangka berpikir mereka. Apabila diabaikan akan muncul kesalahan komunikasi

c.       Kredibilitas

Dalam berkomunikasi komunikator perlu memiliki suatu keyakinan dan optimism yang tinggi bahwa audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Demikian pula komunikator harus mempunyai suatu keyakinan bahwa inti pesan yang ingin disampaikan kepada pihak lain benar-benar akurat dan dapat dipertanggung jawabkan.

d.      Pengendalian

Dalam berkomunikasi, audiens akan memberikan suatu tanggapan terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi audiens bergantung pada berhasil atau tidaknya komunikator mengendalikan audiens saat melakukan komunikasi

e.       Kaharmonisan

Komunikator yang baik akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik dengan audiens sehingga komunikasi dapat berjalan lancer dan mencapai tujuannya. Seorang komunikator yang baik juga akan menghormati dan berhasil memberi kesan yang baik kepada audiensnya.

Komunikasi yang efektif tentu saja akan dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam komunikasi. Bagaimana mengatasi berbagai hambatan komunikasi? Untuk dapat mengatasi rintangan dalam komunikasi, maka perlu diperhatikan tiga hal sebagai berikut ini:

1.      Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati

Langkah pertama yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi adalah memperhatikan maksud dan tujuan berkomunikasi serta audiens yang ditujumenjelaskan apa yang dikehendaki dengan menggunakan Bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami dan tidak bertele-tele

2.      Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi

Melalui pemilihan saluran komunikasi yang hati-hati, komunikator dapat membuat audiensnya lebih mudah memusatkan perhatian pada pesan yang disampaikan. Penyampaian pesan dengan cara lisan akan efektif bila lokasi atau tempat penyampaian pesan teratur, rapi, nyaman, sejuk 

3.      Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim dan penerima pesan

Agar pemberian umpan balik memberikan manfaat yang cukup berarti, cara dan waktu penyampaian harus direncanakan dengan baik. Kalau komunikator menghendaki umpan balik yang cepat dapat dipilih sarana komunikasi yang cepat misal dengan tatap muka atau melalui telepon. Akan tetapi bila umpan balik yangcepat tidak terlalu dipentingkan, saranatertulis (surat) dapat menjadi alternative yang baik untuk menyampaikan pesan.

Alat-alat hebat untuk berkomunikasi secara efektif

Alat-alat komunikasi bisnis berkembang seiring dengan munculnya setiap generasi baru teknologi digital. Memilih alat yang tepat untuk setiap situasi dapat memajukan komunikasi bisnis alat-alat tersebut antara lain:

-          Komputer yang fleksibel

Banyak professional mengganti computer pribadi desktop dengan laptop yang dapat dibawa pulang kerumah, melakukan pekerjaan dan kerapat. Dimeja kerja mereka terminal yanag telah dikaitkan sambungan jaringan mengubah laptop menjadi computer pribadi dengan fitur lengkap

-          Layanan telepon follow me

Digunakan untuk menyampaikan panggilan telepon kedaftar nomor telepon yang telah diprogram sebelumnya dan mentransfer panggilan telepon yang tidak terjawab ke voice mail.

-          Intranet

Digunakan untuk menangani e-mail, pesan instan, website bahkan hubungan telepon internet perusahaan.

-          Jaringan nirkabel

Digunakan untuk memberikan akses internet berkecepatan tinggi yang berada dalam jangkauan titik akses nirkabel.

-          Presentasi elektronik

Digunakan untuk memudahkan penyesuaian presentasi dengan kebutuhan atau membuat perubahan pada menit terahir.

-          Wall display

Digunakan untuk membuat para partisipan dapat menyampaikan kata-kata dan diagram kepada kolega yang berada ditempat jauh via internet perusahaan

-          Internet videophone

Digunakan untuk memungkinkan banyak pengguna berpartisipasi dalam videoconference.

Hambatan dalam komukasi antara lain:

1.       Masalah pengembangan pesan

Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan pesan dapat mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.

2.       Masalah dalam penyampaian pesan

Komunikasi dapat juga terkena munculnya masalah penyampaian pesan dari pengirim ke penerima. Masalah yang paling jelas disini adalah factor fisik. Misalnya terdapat sambungan kabel yang kurang baik pada sound system, kualitas suara sound system yang kurang baik, lampu yang tiba-tiba padam, audiens terhalang oleh pilar (tiang bangunan), Salinan surat yang tak terbaca, dll. Meskipun sepele gangguan-gangguan tersebut dapat menghalangi atau mengganggu suatu pesan

3.       Masalah dalam penerimaan pesan

Masalah dalam menerima pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima. Contoh, pada saaat anda sedang asyik membaca koran diruang tamu tiba-tiba ada orang lewat didepan anda dengan suara gaduh dan berisik, kejadian tersebut tentu akan menjadikan anda sulit berkonsentrasi pada bacaan anda.

4.       Masalah dalam menafsirkan pesan

Meskipun suatu pesan hilang selama proses penyampaian pesan terjadi, namun masalah terbesar adalah pada mata rantai terahir dimana suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan. Perbedaan latarbelakang, perbendaharaan Bahasa dan pernyataan emosional dapat menimbulkan kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan.

Sumber :

Djoko Purwanto. 2006. Komunikasi Bisnis, Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga.

Teguh Budiarto, 1993. Dasar Dasar Pemasaran,